L’organizzazione di un concerto si può rivelare un’attività decisamente interessante ma al tempo stesso molto impegnativa.
Dai festival di musica classica ai concerti rock, sono molteplici le tipologie di esibizioni che richiedono una pianificazione accurata: questa, però, da sola può non essere sufficiente se non è accompagnata da una promozione adeguata. Tanti sono gli aspetti che è opportuno prendere in considerazione, a partire dalla valutazione del budget che si ha a disposizione, per arrivare alla progettazione e alla realizzazione di una locandina.
La programmazione
Per una pianificazione efficace, il punto di partenza è senza dubbio la definizione del budget che ci si può permettere di investire. È necessario, in particolare, tenere conto dei costi che riguardano i permessi, ma anche delle spese relative all’affitto della location. Per quel che riguarda gli artisti che si esibiranno, poi, al di là del loro inevitabile compenso si deve pensare anche al catering. E, ancora, non ci si può dimenticare del noleggio di attrezzature e dello staff che si dovrà occupare dell’allestimento delle infrastrutture e del palco, a meno che essi non siano già montati. Infine, il budget deve includere i costi legati alla promozione dell’evento.
La lista può apparire molto lunga, ma non ci si deve spaventare: non è detto che per un evento musicale di successo si debba spendere chissà quanto. In ogni caso, però, una definizione preventiva del budget è indispensabile anche per non correre il rischio di lasciarsi sorprendere da spese inattese.
Il reclutamento degli artisti
Il fulcro di qualsiasi concerto è rappresentato dagli artisti. Si può trattare di un cantante, di un pianista, di un corpo bandistico, di una band, e così via. Ogni realtà, però, ha esigenze e caratteristiche differente: per esempio, un gruppo al debutto richiede una retribuzione inferiore rispetto al compenso che si dovrà elargire a un artista già affermato.
Quando si ha la necessità di trovare un gruppo per un concerto è sempre preferibile agire con un certo anticipo: si potrebbe cominciare, per esempio, con una ricerca online, utilizzando una o più delle tante piattaforme per musicisti, quali Sound Cloud, Reverb Nation o Gigstarter, senza dimenticare i classici social come Facebook o Instagram. Anche il passaparola si può rivelare utile. Il seguito delle band è sempre un dato di riferimento, e in questo senso il numero di follower sui social è un indicatore prezioso; ma è probabile che un artista con molti fan chieda un compenso superiore a quello di chi ne ha meno.
La ricerca della location
Un altro degli aspetti che richiedono la massima attenzione è quello relativo alla scelta della location, anche perché questo fattore contribuisce, a propria volta, a determinare il budget. La location deve essere selezionata tenendo conto della tipologia di evento musicale che si ha in mente di organizzare. È evidente che tutto risulta più semplice nel caso in cui ci si metta in cerca di una location già predisposta per le esibizioni musicali.
Una realtà già strutturata e ben organizzata semplifica il lavoro non solo per ciò che riguarda l’allestimento del palco, ma anche in relazione ad aspetti quali la vendita dei biglietti, il servizio di sicurezza e il lavoro dei tecnici del suono e dei fonici. Non ci si deve lasciar incantare dalle dimensioni: a volte un locale piccolo e raccolto è più adatto rispetto a una sala spaziosa. Inoltre, nel corso della bella stagione, sperando in un meteo propizio, si può organizzare l’evento anche all’aperto, o in un’area pubblica o in un locale con spazi dedicati: l’importante è disporre di tutti i permessi necessari.
Come scegliere l’agenzia di eventi
Infine, ultimo ma non meno importante fattore: la scelta dell’agenzia di eventi. Un prezioso punto di riferimento in tal senso può essere individuato in Nosilence Eventi, realtà che da quasi 20 anni è impegnata nella progettazione di eventi di carattere nazionale e internazionale. I clienti di questa agenzia vengono supportati nello sviluppo, nella progettazione e negli allestimenti che occorrono per dare vita ad eventi di qualunque tipologia. Oltre all’organizzazione di eventi, vengono offerti anche il noleggio di arredi e la realizzazione di allestimenti e stand fieristici. Insomma, nessun dettaglio viene lasciato al caso, a partire dallo studio di fattibilità.