L’organizzazione di un evento musicale è una sfida faticosa che, però, vale la pena affrontare quando si ottiene grande successo.
E, per non rischiare il flop, è importante dedicare il tempo necessario per organizzare ogni fase, partendo dal concept alla base dell’evento, passando dalle normative da rispettare, dalle location da individuare, dall’allestimento, dagli sponsor con cui collaborare per rendere possibile la realizzazione, curando la promozione per far conoscere l’evento a più appassionati di musica, di concerti e di festival possibili, fino ad arrivare ai musicisti da invitare.
Ecco, dunque, tutti gli step fondamentali per organizzare un festival musicale di successo.
Organizzare un festival musicale: tutte le fasi
Che sia a livello locale o di interesse nazionale, alla prima edizione o con esperienza pregressa, organizzato all’aperto, in una piazza o in un parco, o al chiuso, in un auditorium o teatro, ogni evento musicale che si rispetti deve essere tecnicamente perfetto e funzionale, sia a livello di promozione che di logistica.
Budget
Si parte dalla stima del budget. Definire con certezza quanto denaro si ha a disposizione per organizzare un festival musicale è il primo passo da cui partono tutte le altre decisioni da prendere. Tutte le spese da affrontare devono rientrare in quel budget prefissato, che può variare in base alla presenza di un biglietto d’ingresso e al costo della location scelta.
Un budget che sia il più possibile veritiero, che non rischi di essere sforato e di dover ricorrere a fondi extra oppure di andare in perdita: si calcola, dunque, effettuando una stima approssimativa del guadagno che si potrebbe ottenere da quel festival al netto delle spese.
Location
Il secondo passo è la scelta della location, una fase cruciale dell’organizzazione del festival musicale. Non è semplice trovare lo spazio adatto ai concerti, quello che dia la giusta atmosfera agli eventi e che sia capiente abbastanza da contenere migliaia di partecipanti. Per questo, potrebbe tornare utile contattare un’agenzia eventi che assista il cliente in ogni fase dell’organizzazione.
Fare un sopralluogo sarà utile per valutare la fattibilità del festival nella location scelta, che varia in base al tipo di concerto e alla musica che verrà suonata. Inoltre, il fattore capienza è fondamentale: se in quel luogo si possono ospitare 2 mila persone o 5 mila, cambierà il prezzo da fissare per i biglietti, cifra che serve a capire di quanto budget si dispone per coprire i costi.
Permessi
A questo punto, entra in gioco una parte più rognosa perché legata alla burocrazia: i permessi necessari per organizzare un festival musicale.
Il tipo di documentazione necessaria per organizzare un festival di musica non è sempre uguale per tutti gli eventi, poiché varia in base al tipo di manifestazione, agli enti coinvolti e al luogo in cui si terrà. Quello che, invece, rimane invariato indipendentemente da questi fattori, è ottenere i permessi per organizzare l’evento, fra cui rientrano:
- la richiesta di licenza di pubblico spettacolo presso il Comune in cui si intende organizzare il festival;
- la richiesta di patrocinio (solo nel caso in cui si coinvolga un ente pubblico);
- la concessione di occupazione temporanea del suolo pubblico (se il festival si svolgerà all’aperto o in luoghi pubblici) o la concessione degli impianti coperti (se si svolgerà all’interno di una struttura);
- la certificazione relativa al corretto montaggio del palco redatta da un tecnico abilitato da presentare in questura;
- la certificazione relativa alla conformità degli impianti elettrici e di amplificazione rilasciata da un tecnico iscritto all’albo professionale;
- la dichiarazione o autocertificazione della presenza di un adeguato servizio di pronto soccorso e copertura assicurativa;
- la domanda di autorizzazione al potenziale superamento dei limiti vigenti per le sorgenti sonore da presentare al Comune in cui si terrà l’evento (se l’evento musicale si svolge all’aperto e su suolo pubblico o privato);
- il permesso alla SIAE per svolgere una manifestazione musicale.
Promozione dell’evento
Tutti questi step sono fondamentali, ma senza organizzare bene quello della promozione, il festival non potrà mai ottenere il successo sperato. La promozione dell’evento parte dall’individuazione del target che si vuole raggiungere e utilizzare i mezzi di comunicazione più adatti allo scopo. È chiaro che, per promuovere un festival, i canali dei social network sono i più efficaci, con i post delle sponsorizzate, ma non bisogna sottovalutare l’importanza della comunicazione pubblicitaria per mezzo dei volantini, degli striscioni e delle locandine fisiche, nei quali inserire tutte le informazioni sull’evento.
Logistica e attrezzatura
Infine, un aspetto altrettanto necessario riguarda l’organizzazione della logistica, che include i sistemi di sicurezza, le luci, il mixer, la pulizia, i servizi igienici, oltre alle attrezzature necessarie per un festival musicale che sia degno di questo nome.
Alcune location metto a disposizione le loro attrezzature, la strumentazione e il loro personale per gestire tutta la parte tecnologica dell’evento, ma potrebbero esserci delle attrezzature di cui gli artisti hanno bisogno e che non sono già presenti, dunque non bisogna mai dimenticare di confrontarsi con loro per tempo ed evitare intoppi e disagi all’ultimo minuto.